Cómo compran las empresas en crecimiento sin departamento de compras
En las empresas en crecimiento sin departamento de compras, el trabajo de compras suele repartirse entre distintos roles. Las áreas compran lo que necesitan y envían las facturas a contabilidad; el sistema contable puede registrar la compra cuando el dinero ya está comprometido.
Esto puede funcionar para los contratos importantes que alguien negocia cada año. Para el resto —suscripciones, herramientas pequeñas, trabajos en instalaciones y proveedores puntuales—, cada compra puede pasar inadvertida aunque el conjunto sea relevante.
¿Qué parte del gasto suele ser gasto de cola?
La literatura de compras suele describir el patrón de Pareto: una gran proporción de proveedores y transacciones representa una proporción menor del gasto, la referencia clásica del 80/20. Trata cualquier porcentaje como una guía para planificar, no como un resultado de clientes de Tail Sourcing.
La conclusión útil no es una cifra. Es que numerosas compras pequeñas se gestionan de forma distinta a unos pocos contratos grandes: necesitan una ruta definida —solicitud, cotización, orden de compra y factura—. Para conocer esa ruta, consulta la gestión de compras menores.
De la referencia al control
Sea cual sea la distribución en tus datos de cuentas por pagar, empieza por clasificar qué se compró y a quién, revisar las solicitudes contra el presupuesto antes de comprometer dinero, definir una ruta de compra y revisar las facturas.
Con esos controles puedes medir tus propias compras menores, con tus propios datos, cada mes.
