Por qué mirar la cola por categoría
Gartner describe el tail spend como el gasto en bienes y servicios no críticos de proveedores que compras no gestiona activamente. CIPS, el Chartered Institute of Procurement & Supply, señala que se ha definido como el 10–20 % del gasto que corresponde al 80 % de los proveedores de una organización.
Una lista de proveedores te dice cuántos proveedores hay en la cola. Las categorías te dicen qué se compra y quién lo compra, y ahí es donde se puede actuar: un proveedor preferido, una sola ruta de solicitud y un responsable de presupuesto por categoría. Para el panorama completo, mira nuestra guía de gestión del tail spend.
Categorías que suelen estar en la cola
| Categoría | Compras típicas | Por qué termina en la cola |
|---|---|---|
| Suministros de oficina e instalaciones | Papel, artículos de limpieza, cafetería, muebles pequeños | Se compran seguido, los compra mucha gente y muchas veces con tarjeta |
| MRO y repuestos | Herramientas, elementos de seguridad, repuestos, lubricantes | Son urgentes, así que se compran a quien tenga existencias |
| Hardware y accesorios de TI | Cables, periféricos, adaptadores, equipos pequeños | Montos pequeños fuera de los contratos principales de TI |
| Software y suscripciones | Licencias adicionales, complementos, herramientas en línea | Cada equipo se suscribe por su cuenta con tarjeta |
| Servicios profesionales | Traducción, diseño, consultorías pequeñas, trabajos legales o tributarios puntuales | Proyectos de una sola vez, cada uno con un proveedor nuevo |
| Servicios de instalaciones | Reparaciones, fumigación, jardinería, visitas de mantenimiento | Proveedores locales elegidos sede por sede |
| Material de marketing y eventos | Impresión, artículos promocionales, servicios para eventos | Campaña por campaña, cada una con un proveedor nuevo |
| Logística y fletes | Mensajería, envíos pequeños, transporte local | Compras puntuales cuando algo es urgente |
No todas las empresas tienen todas estas categorías, y muchas tienen las suyas: insumos de laboratorio, uniformes, insumos de cocina o empaques. Usa la tabla como lista de partida, no como regla.
Cómo encontrar tus categorías de cola, paso a paso
- Parte de los datos de tu línea base. Usa los mismos 12 meses y las mismas fuentes que explicamos en la guía de línea base de tail spend: facturas y pagos de contabilidad, cargos de tarjetas corporativas y reembolsos de gastos, con los nombres de proveedores ya unificados.
- Asigna a cada línea una categoría de una lista lo bastante corta para que tu equipo la pueda mantener. Las subcategorías pueden venir después.
- Aplica tu regla de cola, para saber qué proveedores están en la cola.
- Registra cinco números por categoría: tail spend, número de proveedores de la cola, número de transacciones, porcentaje comprado con tarjeta o reembolso, y los departamentos que compran.
- Ordena las categorías por proveedores y transacciones, no solo por monto. Una categoría con muchos proveedores y muchas compras pequeñas es donde más ayuda una sola ruta de solicitud, aunque su total sea moderado.
- Nombra un responsable por categoría, la persona que decide qué proveedores se usan y responde las preguntas sobre ella.
Qué hacer con cada tipo de categoría
- Se compra seguido y a muchos proveedores (suministros de oficina, MRO, accesorios de TI): acuerda uno o dos proveedores preferidos y manda todas las solicitudes por la misma ruta.
- Suscripciones recurrentes: haz la lista, dale un responsable a cada una y revísalas antes de cada renovación.
- Servicios de una sola vez: pide una solicitud corta con alcance y presupuesto antes de que alguien se comprometa, y compara más de una cotización cuando el monto lo justifique.
- Compras urgentes (fletes, repuestos): decide con anticipación quién puede solicitarlas y asegúrate de que cada una quede registrada con orden de compra, aunque se necesite el mismo día.
Ejemplo
El equipo de mantenimiento de una empresa en crecimiento con varias sedes deja que cada jefe de sede compre reparaciones y artículos de limpieza en su zona. Ordenada por proveedor, la cola es una lista larga de nombres que nadie reconoce. Ordenada por categoría, la mayoría de esos nombres cae en dos grupos: servicios de instalaciones y artículos de limpieza. El equipo elige un distribuidor preferido de artículos de limpieza por región y mantiene locales a los proveedores de reparaciones, pero ahora cada reparación empieza con una solicitud que indica la sede y el presupuesto. La vista por categoría mostró qué parte de la cola había que consolidar y qué parte solo necesitaba una ruta controlada.
Errores comunes
- Demasiadas categorías. Una clasificación detallada que nadie actualiza sirve menos que una lista corta aplicada igual cada mes.
- Usar las cuentas contables como categorías sin revisarlas. Una cuenta como «gastos de oficina» puede esconder varios tipos de compras distintos.
- Ordenar solo por monto, lo que esconde las categorías con más proveedores y transacciones.
- Dejar fuera las tarjetas y los reembolsos, que muchas veces es donde está la cola.
- Cambiar las categorías a mitad de año sin rehacer la línea base, de modo que los meses ya no se pueden comparar.
Dónde ayuda un software
Los números por categoría solo sirven si cada compra queda en el mismo registro, con el mismo nombre de proveedor y la misma categoría, la haga quien la haga.
Tail Sourcing Essentials hace eso para equipos de 1 a 10 usuarios. Un Admin o un Gerente de Compras aprueba cada solicitud antes de emitir la orden de compra. Los presupuestos muestran lo comprometido y lo gastado antes de aprobar. Cuando llega la mercancía, se registra la recepción, y cada factura del proveedor se compara con su orden de compra y su recepción antes de aprobarla y pasarla a QuickBooks Online (solo para empresas en EE. UU.). Tus categorías y responsables siguen en tus manos; el software mantiene cada compra en una sola ruta registrada.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las categorías de tail spend? Son los grupos de compras, casi siempre indirectas, en los que muchos proveedores reciben montos pequeños y compras no gestiona activamente la relación. Ejemplos comunes son suministros de oficina e instalaciones, MRO, accesorios de TI, suscripciones de software, servicios, material de marketing y fletes.
¿Qué categorías suelen tener más tail spend? Depende de la empresa. Las categorías con más proveedores en la cola suelen ser las que se compran seguido, que compra mucha gente y a proveedores locales o en línea, como suministros, MRO, accesorios de TI y servicios de instalaciones. Tus propios datos son la única respuesta confiable.
¿El tail spend es solo gasto indirecto? En su mayoría sí, pero los materiales directos también pueden tener cola, por ejemplo proveedores ocasionales de componentes o empaques. Mídela por separado para que no se mezcle con las compras de producción.
¿Cuántas categorías debo usar? Una lista corta que tu equipo pueda aplicar siempre igual. Empieza con categorías amplias y agrega subcategorías solo cuando una categoría quede demasiado mezclada para actuar sobre ella.
¿Puedo usar mi plan de cuentas como categorías? Como punto de partida, sí. Revisa las cuentas que mezclan tipos de compras distintos y divídelas, porque las cuentas describen cómo se registra el gasto, no qué se compró.
¿Cada cuánto se actualizan los números por categoría? Cada mes, con las mismas reglas de tu línea base: las mismas fuentes, los mismos nombres de proveedores, las mismas categorías y la misma regla de cola.
Ordenar las categorías de tail spend convierte una lista larga y anónima de proveedores en pocos grupos con un responsable y una ruta, y ahí empieza el control. Si quieres que cada compra de esas categorías pase por una sola ruta aprobada, mira los planes y precios de Tail Sourcing.
